超便利!Dropbox(ドロップボックス)の使い方メリットまとめ

緊急事態宣言が出て2週間が立ちますが、いかがお過ごしでしょうか?この1ヶ月で多くの企業が在宅勤務、テレワークの促進、webミーティングの開催など業務形態の変化が起こっております。

Capaの勤務する大学病院も少なからずその影響を受けています。それは検査数の縮小であったり、新型コロナウィルスに対応するために感染予防策(標準予防策)の徹底などです。

研究活動に関しては、このような変化の前からDropBoxを用いた運用をしていたため、変化はありませんが、様々なクラウドがある中で、今回はDropBoxのメリットについて記事にしたいと思います。

Dropboxはオンラインストレージという、ネット上に書類や写真を上げておくことで誰でも共有することができるサービスです。

こういったツールを使ったことがないという人でも本当に簡単に管理できてしまうので、非常におすすめです。ぜひ使ってみてください。

Dropbox(ドロップボックス)って何?

Dropboxは、無料から使用できるオンラインストレージサービスです。

個人のバックアップとして使用する他にもユーザー同士が共同で作業管理できるフォルダを作成したり、チームを結成したりすることが可能です。

Dropboxの使い方

アカウント登録とログイン

まず、以下のリンクにアクセスします。

Dropboxのアカウント作成は名前・名字(両方必須)とメールアドレス・パスワードを設定するか、Googleアカウントを所持している場合はそれを使用して登録することができます。

Dropbox
Dropbox は新しい働き方を実現するワークスペースです。ムダな作業を減らして、大切なことに集中できます。ログインしてクリエイティブに作業を進めましょう。

登録したメールアドレス(Googleアカウントの場合はそのGmailアドレス)に確認のメールが届きます。「メールアドレスを確認する」をクリックすれば登録完了です。

設定したメールアドレスとパスワードでDropboxにログインします。Googleアカウントの場合は「Googleでログイン」をクリックし、アカウントを選択します。

ファイルのアップロードと管理

メニューの「アップロード」アイコンをクリックしてファイルを選択するか、直接ファイルをドラッグ&ドロップすることでファイルをDropboxにアップロードすることができます。

アップロードしたファイルを削除する場合は、対象ファイルのチェックボックスにマークを入れ・・・の削除を選択する。

Dropbox内に新しくフォルダを作成するときは右メニューにある「新しいフォルダ」をクリックします。

また、右メニューから「新しい共有フォルダ」を選択すると他ユーザーとファイルの共有を行うことができます。

共有時に、新規フォルダと既存フォルダのどちらかの共有を選択します。新規フォルダを共有するためには、フォルダ名を作成し、共有した相手のメールアドレスを宛先に入力します。

ここでの注意事項は、共有相手がDropboxに登録しているアドレスを入力する必要があります。また、共有相手に共有フォルダ内のファイルを編集可能にするか、閲覧のみにするか選択することが可能です。

応用編

ファイルの復元

Dropbox内で削除したファイルは30日間(無料プランの場合)一時的に保管され、その後自動で完全に消去されます。保管されている期間の間であればこれを復元することができます。また、有料バージョンのplusは30日間、Professionalの場合は180日間の保存になります。

左メニューの削除したファイルをクリックするか、左メニューのファイルに入り、右メニューにある削除したファイルを表示をクリックする。

完全に削除したい、復元したいファイルのチェックボックスにチェックを入れます

「復元」をクリックすると、削除したフォルダ内に復元されます。
「完全に削除」をクリックするとそのファイルがDropbox内から完全に消去されます。

容量の拡張

Dropboxは無料プランの場合2GBまで容量を使用することができます。この容量は友達をDropboxに招待したり、有料プランに変更することで増やすことができます。

友達を招待する

他の人にDropboxへの招待を行うことで使用できる容量を500MB増やすことができます。最大 16 GB の容量を無料で獲得できます。

まず、メニュー右上の自分のアカウント名が表示されているところをクリックしメニューを表示させます。

「設定」をクリックします。

プラン」タブを選択し、「お友達を招待する」をクリックします。

招待したい相手のメールアドレスを入力して送信するか、「Gmailの連絡先を招待」「リンクをコピー」「Facebookで共有」のいずれかを選択します。

相手が紹介リンクからアカウントを登録しメールアドレスを承認・デスクトップ版をインストールしてログインすると招待した側と招待された側両方に容量が追加されます。

有料プランを使用する

先ほどと同じようにアカウント名からメニューの「アカウントをアップグレードする」欄の「今すぐアップグレード」をクリックします。

私は有料プランplusを使用しています。

年間払い・月額払いのいずれかを選択し、クレジットカードの情報を入力した後「今すぐ購入」をクリックすれば完了です。この方法では容量を2TBまで拡張することができます。

また、長期に使用する予定がある方は、3年間を一括支払いすることで、お得な料金で有用プランのplusが使用できますので、そちらも検討してみてください。

さらに、詳しく知りたい方はKindle電子版で取説もあります。

以上、Dropboxの使い方について解説しました。

無料でかつ手軽に利用できるので、ファイル共有、写真共有で使わない手はないでしょう。研究活動の優れたツールですので、是非、使用してください。

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