卒論をWordで書く時は、アウトライン機能を活用しよう(基礎編)

論文作成術

Microsoft Word(以下、ワード)の目次作成機能は、後から文書のタイトルや順序に変更があっても、目次に反映することができる優れもの。特に論文や説明書など、全体の流れや構成が大切な、長い文書を整理するのに役立ちます。
また、目次には読み手を安心させる効果があります。 あらすじや先行きが不明なままの報告書や提案書よりも、目次のある書類なら、最初に資料の内容や流れについて知ることができるからです

目次作成の前に ~アウトラインで文書を整理しよう~

ワードの機能を使うと目次を自動的に作成することができますが、それには文書を整理する事前の準備が必要です。 文書の整理には「アウトライン」機能を利用します。文書に、「見出し」「本文」など内容に合わせたレベルを設定することで、後から「目次」を簡単に設定できるようになります。

アウトラインの設定

Wordにないスタイルであっても最初に設定すれば、自動で番号を振ってくれます。ここでは第◯章→◯.◯→◯.◯.◯のようなスタイルを扱います。

アウトライン表示に切り替えるには

メニューコマンドより操作する

[表示]メニューの[アウトライン]を選択します。

リボンコマンドより操作する

[表示]タブを開き、[表示]グループの[アウトライン表示]をクリックします。

[アウトライン]タブについて

[アウトラインツール]グループでは、アウトラインのレベル上げやレベル下げなどの操作をはじめ、アウトラインを折りたたんだり展開したりできます。もし、見出しの文字の色が白の場合はアウトライン表示にはその文字が見えなくなるため、[文字列の書式の表示]のチェックを外すことで操作しやすくなります。

グループ文書の作成や編集を行うには、アウトライン表示が必要です。

※執筆環境:Microsoft Word for Mac バージョン 16.30

章の設定

章に設定したい項目の行にカーソルを合わせる。
次に、「本文」となっているスタイルを「レベル1」に変更する。

節の設定

節に設定したい項目の行にカーソルを合わせる。
次に、「本文」となっているスタイルを「レベル2」に変更する

これで、アウトラインの設定は終了なので、「アウトライン表示を閉じる」をクリックして、
「印刷レイアウト」(通常の表示画面)に戻す。

本文の入力(コピー)

本文を執筆する。
もしくは、既に執筆済みのファイルからテキストをコピーする。

見出しの設定

見出しの設定

これまでに設定した「レベル1」、「レベル2」・・・に対し、見出しのスタイルを設定する。
「ホーム」タブの「アウトライン」設定ボタンを押す。
「リストライブラリ」のうち、「見出し」が含まれているものの中から、好みのスタイルを選択する。

章見出しの設定

第1章の行にカーソルを移動(見出しの行であればどこでもよい)。
「ホーム」タブ→「アウトラインの設定」→「新しいアウトラインの定義」を選択

「新しいアウトラインの定義」ダイアログが表示される。
「1.はじめに」とする場合、「番号書式」を「第1章」から「1.」に変更する。
灰色の網掛け部分は、自動的に数字が挿入される部分なので、削除しないように注意)

節見出しの設定

引き続き、節以下の見出しの設定を変更する。
以下、「第1節 方法」を「2.1 方法」と変更する場合について説明する。
①「変更するレベル」で「2」を選択
②「番号書式」の”第1節”の先頭にカーソルを移動
③「次のレベルの番号を含める」の「レベル1」を選択すると、「番号書式」が「1第1節」
に変わる。
④番号書式を「1.1」に変更する。

ナビゲーションウィンドウと見出しボタン、見出し機能

アウトライン機能を使って、文書を階層構造で扱えるようになりました。これと併せて使うと便利なのが「ナビゲーションウィンドウ」です。

ナビゲーションウィンドウでは、本文と同時に文書全体の階層構造を表示させることができるので、選択したレベルの文書を表示することや、レベル単位での文書の入れ替えなどが可能となります。 次はこのナビゲーションウィンドウ機能についてご紹介します。

ナビゲーションウィンドウの表示のさせ方

ナビゲーションウィンドウは「表示」タブをクリックし、「ナビゲーションウィンドウ」の項目にチェックを入れることで表示させることができます。

画面の左端に表示されているのがナビゲーションウィンドウです。 文書の階層構造が一覧として表示されています。

見出しをクリックすると対象の階層へジャンプできる

ナビゲーションウィンドウの見出しをクリックすることで、その階層まで表示を移動させることができます。

上図ではアウトラインウィンドウで「臨床評価」(最後の見出し)をクリックしたことによって、ウィンドウの表示も「臨床評価」に移動できた例です。 わざわざスクロールする必要がないので、作業効率もアップします。

目次を作るには、文書を整理する必要があることが分かりました。

アウトラインを意識した文書を作成する習慣をつけておけば、報告書などを素早く見やすい体裁で作成することができます。

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